Intégration Exact Online et WooCommerce

Guide complet pour connecter votre boutique en ligne à votre système comptable

Qu’est-ce qu’Exact Online?

Exact Online est un logiciel de comptabilité et de gestion d’entreprise qui fonctionne dans le nuage (cloud). Cela signifie que vous pouvez y accéder depuis n’importe où avec une connexion Internet.

Ce logiciel est très populaire en Europe, surtout dans ces pays:

• Pays-Bas – C’est le pays d’origine d’Exact
• Belgique – Beaucoup d’entreprises l’utilisent
• Allemagne – Il est de plus en plus utilisé

Exact Online offre plusieurs fonctionnalités:

• Comptabilité – Gérer vos livres comptables, factures et paiements
• Gestion des stocks – Suivre vos produits et inventaires
• Gestion des relations clients (CRM) – Garder les informations de vos clients
• Gestion de projet – Suivre vos projets et leur rentabilité
• Ressources humaines – Gérer les employés et la paie

Pourquoi connecter Exact Online à WooCommerce?

Quand vous avez une boutique WooCommerce, vous devez gérer beaucoup d’informations: commandes, clients, produits, paiements. Sans intégration, vous devez entrer ces données deux fois – une fois dans WooCommerce et une fois dans votre comptabilité.

Les avantages de l’intégration

Comment fonctionne l’intégration?

L’intégration entre WooCommerce et Exact Online utilise des technologies modernes pour échanger les données de façon sécurisée.

L’API REST

Les deux systèmes communiquent grâce à une API REST. Une API (Interface de Programmation d’Application) est comme une porte d’entrée qui permet à deux logiciels de se parler.

Voici comment ça fonctionne:

1. WooCommerce envoie une demande à Exact Online (par exemple: “Crée une nouvelle facture”)
2. Exact Online reçoit la demande et l’exécute
3. Exact Online envoie une réponse (par exemple: “La facture a été créée avec le numéro 12345”)

OAuth 2.0 – La sécurité

OAuth 2.0 est le système de sécurité utilisé pour protéger la connexion. C’est comme avoir une clé spéciale qui doit être renouvelée régulièrement.

Le processus OAuth fonctionne ainsi:

1. Vous autorisez l’application à accéder à votre compte Exact Online
2. Exact Online donne un “jeton d’accès” (access token) à l’application
3. L’application utilise ce jeton pour chaque demande
4. Le jeton expire après un certain temps et doit être renouvelé

Le flux des données

Voici comment les données circulent entre les deux systèmes:

Options d’intégration

Il existe plusieurs façons de connecter WooCommerce à Exact Online. Voici les options principales:

1. Connecteurs prêts à l’emploi

Ce sont des extensions (plugins) déjà faites que vous pouvez installer:

• Avantages: Installation facile, support technique disponible, mises à jour régulières
• Inconvénients: Coût mensuel ou annuel, fonctionnalités limitées aux options offertes
• Exemples: Plugins disponibles sur le marché WordPress ou directement chez des développeurs spécialisés

2. Plateformes d’intégration (iPaaS)

Ces plateformes permettent de connecter plusieurs applications ensemble:

• Exemples: Zapier, Make (anciennement Integromat), Automate.io
• Avantages: Flexibilité, possibilité de créer des flux personnalisés
• Inconvénients: Peut devenir coûteux avec beaucoup de transactions

3. Développement sur mesure

Faire développer une intégration personnalisée par un programmeur:

• Avantages: Exactement ce dont vous avez besoin, contrôle total
• Inconvénients: Coût initial élevé, besoin de maintenance continue

Quelles données sont synchronisées?

Voici les types de données qui peuvent être échangées entre les deux systèmes:

Données des clients

• Nom et prénom
• Adresse de facturation
• Adresse de livraison
• Courriel et téléphone
• Numéro de TVA (si applicable)

Données des produits

• Nom et description du produit
• Code SKU (référence)
• Prix de vente
• Quantité en stock
• Catégorie de produit

Données des commandes

• Numéro de commande
• Date de la commande
• Produits commandés avec quantités
• Prix et taxes
• Frais de livraison
• Méthode de paiement
• Statut de la commande

Données financières

• Factures de vente
• Paiements reçus
• Notes de crédit (remboursements)
• Taxes collectées

Étapes de configuration

Voici comment mettre en place l’intégration étape par étape:

Considérations importantes

Gestion des administrations (divisions)

Dans Exact Online, une “administration” ou “division” est une entité comptable séparée. Si vous avez plusieurs entreprises ou succursales, chacune a sa propre administration.

• Choisissez la bonne administration lors de la configuration
• Si vous avez plusieurs boutiques WooCommerce, vous pouvez les connecter à différentes administrations
• Les jetons OAuth sont liés à une administration spécifique

Gestion des devises multiples

Si vous vendez dans plusieurs devises, considérez ces points:

• Exact Online supporte les devises multiples, mais votre abonnement doit l’inclure
• Configurez les taux de change dans Exact Online
• Vérifiez que le connecteur transmet correctement la devise de chaque commande
• Les rapports financiers peuvent être générés dans votre devise principale

Gestion des paiements

La synchronisation des paiements demande une attention particulière:

• Paiements directs (carte de crédit, PayPal): La commande arrive déjà payée
• Paiements différés (virement, chèque): La facture est créée, le paiement est enregistré plus tard
• Configurez un compte bancaire dans Exact Online pour chaque méthode de paiement
• Les frais de transaction (comme ceux de Stripe) peuvent être enregistrés séparément

Taxes et TVA

• Configurez les codes de taxes correctement pour chaque pays
• Pour les ventes B2B en Europe, gérez la TVA intracommunautaire
• Au Canada, configurez la TPS/TVH et les taxes provinciales correctement

Défis courants et solutions

Problème: Le jeton OAuth expire

Symptôme: L’intégration arrête de fonctionner après quelques heures ou jours.

Solution: Vérifiez que le connecteur renouvelle automatiquement les jetons. Si le problème persiste, reconnectez manuellement l’intégration.

Problème: Doublons de clients

Symptôme: Le même client apparaît plusieurs fois dans Exact Online.

Solution: Configurez une règle de correspondance basée sur le courriel ou un identifiant unique. Fusionnez les doublons existants.

Problème: Erreurs de stock

Symptôme: Les quantités en stock ne correspondent pas entre les deux systèmes.

Solution: Définissez quel système est la “source de vérité” pour les stocks. Synchronisez dans une seule direction pour éviter les conflits.

Problème: Taxes mal calculées

Symptôme: Les montants de taxes dans Exact Online ne correspondent pas à WooCommerce.

Solution: Vérifiez la correspondance des codes de taxes. Assurez-vous que les règles d’arrondi sont identiques.

Problème: Commandes manquantes

Symptôme: Certaines commandes n’apparaissent pas dans Exact Online.

Solution: Vérifiez les journaux d’erreurs du connecteur. Les commandes avec des données incomplètes sont souvent rejetées.

Meilleures pratiques

Avant la mise en place

• Nettoyez vos données – Corrigez les erreurs dans vos produits et clients avant la synchronisation
• Documentez votre plan comptable – Sachez quels comptes utiliser pour chaque type de vente
• Testez d’abord – Utilisez un environnement de test si possible

Configuration

• Commencez simple – Synchronisez d’abord les commandes, puis ajoutez d’autres données
• Documentez tout – Notez vos choix de configuration pour référence future
• Configurez les alertes – Soyez averti en cas d’erreur de synchronisation

Opérations quotidiennes

• Vérifiez régulièrement – Comparez les totaux entre les deux systèmes chaque semaine
• Traitez les erreurs rapidement – Ne laissez pas les problèmes s’accumuler
• Gardez les systèmes à jour – Mettez à jour WooCommerce et le connecteur régulièrement

Sécurité

• Protégez vos identifiants – Ne partagez jamais votre Client Secret
• Limitez les accès – Seules les personnes nécessaires devraient avoir accès aux paramètres
• Faites des sauvegardes – Sauvegardez régulièrement vos deux systèmes

Performance

• Évitez les synchronisations trop fréquentes – Une fois par heure est généralement suffisant pour les stocks
• Synchronisez aux heures creuses – Planifiez les grandes synchronisations la nuit
• Surveillez les limites d’API – Exact Online limite le nombre de requêtes par minute